Gestão da advocacia.

O termo gestão vem do latim “gestio-gestionis” que significa executar, obter sucesso com os meios adequados, e dentro deste conceito, através do presente texto, pretendo trazer ao conhecimento do caro leitor algumas sugestões de gestão processual e da administração do escritório de advocacia que podem acelerar os resultados positivos pretendidos por qualquer advogado ou banca de advogados.

Primeiramente é importante elucidar que a boa administração de processos está visceralmente ligada ao bom desenvolvimento do escritório. O processo deve ser administrado de forma a dar o melhor resultado possível ao cliente, porém deve ser também conduzido de forma célere e sem desgastes de tempo e energia desnecessários que podem atrasar a marcha processual, o resultado pretendido pelo seu cliente e, principalmente, o crescimento do escritório de uma forma geral.

A título de exemplo de atividades processuais desnecessárias e que tomarão tempo e energia em vão podemos citar a interposição de um Recurso desnecessário, o pedido de realização de provas impertinentes ou até mesmo a confecção de petições prolixas.

O escritório de advocacia deve ser entendido como um grande sistema que sofre consequências imediatas na falha ou sucesso de cada engrenagem, nesse sentido, no intuito de auxiliar o leitor a ter o melhor desempenho possível no exercício da advocacia, partimos para algumas sugestões de gestão de escritório:

1 – Ter um software jurídico de qualidade

Ter um software jurídico de qualidade é indispensável ao bom funcionamento do escritório, essa ferramenta otimiza sua atividade e reduz em larga escala o desgaste de tempo improdutivo.

Não basta ter o software à disposição, tem que alimentá-lo com as informações indispensáveis dos seus clientes, dos processos e do próprio escritório.

 2- Ter um bom serviço de notificação de intimações processuais 

O serviço de notificação de intimações processuais, na minha opinião é a ferramenta mais importante dentro de um escritório de advocacia, pois a perda de prazos é fatal. A não ser naqueles casos de prazos dilatórios, o descuido com os prazos quase sempre vem acompanhado de prejuízos para o cliente, o que gera perda de credibilidade e, consequentemente, queda no crescimento da sua marca como advogado.

3- Ter um serviço de armazenamento de arquivos em nuvens 

Costumo dizer que se não fosse pelas audiências, eu poderia advogar morando até mesmo fora do país. Com o processo eletrônico e os serviços de armazenamento em nuvens disponíveis, o escritório verdadeiramente tomou forma virtual e o advogado não pode deixar de acompanhar essa evolução, sob pena de se tornar obsoleto.

O armazenamento de arquivos digitais em servidores disponíveis na internet com certeza é o meio mais adequado, dinâmico e seguro de manejar a questão dos documentos do escritório.Aconselho aos colegas leitores que já introduzam no escritório todos documentos que receberem dos seus clientes no formato digital, bem como deixem digitalizados os demais documentos outrora arquivados fisicamente e que possivelmente terão utilidade futura. Essa postura dará celeridade no cotidiano do escritório, tendo em vista que não será necessário realizar digitalizações de documentos para instrução de processos ou para realizar qualquer outra atividade, quando o necessário seria somente desenvolver uma petição ou qualquer outra peça jurídica.

4- Utilizar um serviço de agenda online

A agenda online otimiza a integração e desenvolvimento dos trabalhos do escritório, pois além de poder ser compartilhada com os demais colaboradores e advogados, atua de forma eficaz na sua notificação de tarefas previamente agendadas.

Utilizo muito esse serviço para ser lembrado das datas das audiências e de julgamentos perante o Tribunal de Justiça e Tribunais Superiores, uma vez a notificação pode ser realizada por e-mail e também através de alerta no celular. Sem dúvida é uma ferramenta indispensável no cotidiano de um escritório de advocacia. A propósito, utilizo a agenda do google.

5 – Fazer a gestão de tarefas

O advogado, no intuito de prestar um serviço célere, eficiente e de qualidade, deve saber administrar as tarefas do escritório, principalmente se não contar com um grupo expressivo de colaborardes.

Particularmente, eu sempre procuro realizar as tarefas básicas do escritório na seguinte sequência, que logicamente não é seguida de forma absoluta:

  • Execução dos prazos fatais, como por exemplo contestação, Apelação, Recurso Especial e outros;
  • Protocolo de iniciais ou cumprimento de sentença que tem risco de perecimento do direito;
  • Protocolo das petições iniciais que veiculam pedidos de tutela de urgência;
  • Realização de trabalhos solicitados com urgência pelo cliente;
  • Petições Iniciais convencionais em sem pedido de tutela de urgência, bem como demais tarefas que não correm risco de perecimento e não são solicitadas com urgência pelo cliente.
  • O atendimento ao cliente é realizado diariamente, e de modo que não comprometa a realização das demais tarefas acima apontadas. O ideal é que não sejam atendidos mais que dois clientes por dia.

 6- Manutenção processual 

O processo, a grosso modo, trata-se de um conjunto de atos que se destinam à concretização da tutela jurisdicional. Esses atos nem sempre são realizados exclusivamente por você advogado, sendo também executados por outros advogados, por serventuários da justiça, pelo ministério público e pelo juiz. O advogado deve ficar atento às fases processuais e ao bom andamento do curso do processo, devendo periodicamente tomar as devidas providências para que o processo tenha julgamento célere e de mérito. Em resumo, deve o advogado evitar que os processos dos seus clientes fiquem sem impulso fortuitamente.

7- Manter os clientes informados

O cliente quase sempre está angustiado diante do enfrentamento de uma demanda, e mantê-lo informado sobre cada evento processual é extremamente importante para acalmá-lo. A informação não é um Plus, é um dever e, sem embargos da incidência do Código de Defesa do Consumidor na relação advogado/cliente,decorre da boa-fé objetiva que é basilar de qualquer negócio jurídico, inclusive a prestação de serviços advocatícios. Manter o cliente informado gera confiança, fideliza, ocasiona novas contratações e indicações de novos clientes, e hoje, através de ferramentas como o WhatsApp, e-mail e outros, não há desculpas para não manter o seu cliente informado.

Espero que as minhas sugestões auxiliem o caro leitor na gestão do seu escritório, possibilitando assim melhor resultado em menor tempo e o mais importante, que através da advocacia vocês mudem a vida dos seus clientes.

 

Fonte:

https://blog.avisourgente.com.br/gestao-advocacia/

Como colocar em prática a Gestão de Mudança na Advocacia?

Empreender hoje na advocacia, em um mercado tão globalizado, mutável e conectado, requer que os gestores tenham uma visão ampliada para entender a necessidade de mudança, bem como os processos necessários para que o novo impacte positivamente no negócio. Diante dessa realidade, como gerenciar um escritório de advocacia frente às mudanças que esse segmento exige?

Livre-se do medo de mudar

O mercado demanda uma postura mais profissional do gestor e do escritório de advocacia, porém existem diversos fatores que limitam e impedem certas mudanças. Em uma época de grandes transformações na política, na economia, nos hábitos, tecnologia e relacionamento entre as pessoas, as organizações precisam se adaptar as mudanças, e talvez o principal limitador seja o medo.

Esse medo que causa pânico, que paralisa, que faz com que o advogado não saia do lugar, não mude seu status quo e não se atualize com este novo mercado, oferece o grande risco de aplicar ferramentas cada vez mais obsoletas na gestão do escritório.

Para isso, é necessário compreender mais a sua cultura, entender as mudanças que se processam no macroambiente e efetuar as necessárias adequações na cultura e na estratégia do negócio que demanda de grande atenção da alta administração, ou melhor, dos sócios do escritório.

Livrar-se do medo de mudar e dos velhos hábitos não é uma coisa tão simples de fazer, como por exemplo: não saber de fato como liderar, ter miopia em marketing, pensar que o sucesso profissional do presente ou futuro pode se basear plenamente no êxito e conquistas adquiridas no passado. Atitudes como essas afastam os escritórios cada vez mais da realidade atual e dos resultados esperados.

Portanto, entender uma organização, como a sua cultura evolui e trabalhar melhor a gestão de mudanças são fatores importantes para que haja de fato uma transformação saudável e sustentável em um ambiente que precisa estar alinhado com o que o mercado exige. Não há outra maneira para se conseguir bons resultados e prosperidade, o poder da transformação está intimamente ligado à uma gestão de mudanças efetiva.

O que é Gestão de Mudança na Advocacia?

A gestão de mudança na advocacia visa de forma planejada aumentar a adaptabilidade e a flexibilidade da banca diante de um macroambiente cada vez mais dinâmico e transformador. A flexibilidade às mudanças é pressuposto básico para a sobrevivência e o sucesso do negócio. E para que essa mudança possa ocorrer de forma saudável e sustentável, ela precisa estar alinhada à cultura organizacional do escritório de advocacia.

A gestão de mudança também precisa estar alinhada com as pessoas, a inovação e criatividade, bem como ao constante desenvolvimento da organização e seus colaboradores, para que se possa manter uma atitude coletiva energizada, entusiasmada e assertiva nos quadros de pessoas.

Esse processo impacta na transformação das bancas para que as mesmas possam internalizar todas as transformações ocorridas de fato no macroambiente.Para isso é necessário planejamento e o engajamento das pessoas, ou seja, tem por objeto um processo estruturado, em que se empregam ferramentas e atividades para guiar aspectos humanos da mudança, a fim de atingir os objetivos de negócios mais rapidamente, com alto nível de performance e engajamento, dentro de um orçamento previsto.

Gestão de mudança na prática!

De acordo com a pesquisa Demografia das Empresas 2014 divulgada pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e  Estatística), de cada dez empresas que abrem no Brasil, seis não sobrevivem após cinco anos de atividade. Em 2017 a mesma pesquisa constatou que cinco anos após serem criadas, pouco mais de 60% das empresas já fecharam as portas. E esse cenário se acentuou ainda mais durante e após a crise financeira do país.

Falta de planejamento e organização ainda é um dos fatores protuberantes. Na advocacia esse fato pode ser pior ainda. Apesar de não termos dados financeiros e nem o montante de falências de escritórios de advocacia, por sua própria história e pelo fato do advogado não ser preparado para administrar o seu negócio, levando-o a negligenciar aspectos como o planejamento e a organização, além do medo do investimento, os números podem ser ainda piores.

O mercado hoje pede que ajustemos a cultura de nossas bancas aos novos tempos, não falamos aqui de uma nova advocacia e sim de uma nova forma de entregar os serviços jurídicos, sob pena de não resistirem a essas constantes mudanças e a esse turbilhão de informações que surgem todos os dias.

Dessa forma, para colocar em prática a gestão de mudança é necessário e urgente:
  • Entender e absorver as novas tecnologias na área jurídica para que se possa otimizar os trabalhos e consequentemente alcançar melhores resultados através da produtividade que satisfaça do cliente, pelas facilidades alcançadas. Por isso, entender qual o software melhor se adequa a sua estrutura e suas necessidades, estruturação da área e TI e acompanhamento das mudanças tecnologias através de simpósios, palestras e eventos em geral que explore este assunto.
  • Melhorar os processos operacionais da banca, para que haja uma maior agilidade nas atividades, diminuição dos custos e a melhoria na qualidade dos serviços entregues, através de uma boa gestão financeira, uma boa controladoria jurídica, e rotinas adequadas.
  • Reestruturar as bancas através da comunicação interna, da melhoria no quadro funcional e no desenvolvimento das pessoas.
  • Implementar a profissionalização no dia a dia do escritório. A saturação do mercado e consequente perda de clientes e a rentabilidade começa quando eu entrego o mesmo serviço e da mesma forma que os meus concorrentes entregam.
  • Ampliar o mindset, a busca incessante da melhoria e qualidade dos serviços prestados, o desenvolvimento e a participação de toda equipe fará a diferença para que uma banca possa se consolidar cada vez mais no mercado.

Devemos estar atentos, olhar para as oportunidades, enxergar com menos pânico estas transformações e com mais oportunidades, para isso preciso conhecer mais, buscar mais assuntos que não se referem somente as técnicas do direito. Sairá na frente o advogado disposto a abrir a mente e discutir também sobre negócios.

Principais ferramentas para implementar a gestão de mudanças:

  • Objetivos claros e definidos, estabelecidos a médio e longo prazo, valores e princípios;
  • Abertura para novas ideias – A banca é flexível, dinâmica, está atenta às mudanças, tem senso de oportunidade, estabelece objetivos arrojados, é líder de tendências e cria um ambiente motivador.
  • Integração e Comunicação – Permite a comunicação interna entre os diversos níveis e áreas de forma simples e aberta. Ter uma visão sistêmica entendendo que a banca é composta por partes que se interligam direta e indiretamente, sejam elas operacionais, táticas ou estratégicas.
  • Desempenho profissional – O trabalho é estimulante para os colaboradores e oferece desafios profissionais, possibilidade de crescimento e valorização pessoal.
  • Aprendizado e desenvolvimento – A banca estimula e proporciona oportunidade de desenvolvimento profissional para os funcionários. (Multidisciplinariedade)

Podemos também acompanhar a gestão de mudanças por algumas ferramentas, para saber se de fato estão sendo efetuadas ou não. A indicação que deixo hoje para você é a utilização do Balanced Scorecard (BSB), que por meio de indicadores e metas que traduz a estratégia, avalia se a banca está indo ou não para a direção correta e se de fato estão gerando resultados positivos.

O consultor Jorge Bassalo aborda em seu livro ‘Metodologia para Gestão de Mudanças Organizacionais’ que para a mudança ser efetiva é necessária a participação de três elementos: Racional, Emocional e Transformacional:

O Racional é formado pelos profissionais da área técnica.

O Emocional compreende o time de gestão de mudanças, com foco no aspecto humano da mudança. Representa as ações tomadas pela organização para apoiar a transição dos colaboradores do estado A para o estado B.

O elemento Transformacional representa a liderança.

Os gestores devem compreender que a mudança é necessária para a sobrevivência do escritório. São os líderes que participam da formulação da estratégia e definem as alterações necessárias. Eles também legitimam a mudança e dão suporte para as decisões fundamentais.

Entendemos através da metodologia de Gestão de Mudanças que as pessoas são as peças chaves para que haja de fato uma mudança saudável e sustentável para o negócio, são elas que abraçam ou não um projeto e que executam ou não uma ação.

Ísis Passos Fontenele

Ísis Passos Fontenele

Advogada. Gestora. Consultora em Gestão Jurídica, com selo Nacional de Qualidade ABRACEM (Associação Brasileira de Consultores Empresariais). Founder & CEO da Performance Juris Consultoria. Coordenadora do MBA em Gestão Jurídica do IPOG. Advisory Board – FENALAW. Conselheira da ABMCJ (Associação Brasileira das Mulheres de Carreira Jurídica). Presidente da Comissão Especial de Inovação e Gestão OAB-GO. Master Coach, e Analista Comportamental. MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas –FGV. Capacitação em Gestão e Organização de Escritórios de Advocacia (Atame). Capacitação em Administração Legal (FGV). Capacitação em Marketing pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul. Capacitação em Business Intelligence y al Big Data pela Universitat Oberta de Catalunya. Membro da Association legal Administrators.

Advocacia 4.0

Como preparar seu escritório para a advocacia 4.0?

Não é nenhum segredo que o mercado jurídico tem amadurecido quando o assunto é tecnologia. Talvez esse seja um dos maiores passos dados para a advocacia 4.0. Basta olhar para o radar das lawtechs e legaltech, da Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs (AB2L), que você perceberá como cresceu o número de empresas de tecnologia que fornecem serviços para o mercado jurídico.

Diante de um desenvolvimento crescente de tecnologia no mercado jurídico, atender ao novo modelo de consumidor da maneira que ele deseja, tornou-se o principal desafio dos escritórios de advocacia e isso acaba sendo uma barreira para adentrar na advocacia 4.0!

O modelo de negócio dos escritórios de advocacia passa a ser impactado pela grande onda da transformação digital, que já se inseriu em diversos outros mercados e que está chegando com muita força na advocacia.

Se adaptar se tornou um mantra essencial para os escritórios que desejam fazer parte da advocacia 4.0 e, mais do que isso, fazer parte do futuro do mercado!

Não precisa se assustar, o advogado continua sendo importante e não será engolido por inteligência artificial, machine learning e outros nomes técnicos que andam dizendo por aí.

É importante ressaltar que o advogado executor de atividades repetitivas e que mal usa o seu potencial cognitivo, esse sim, irá, de fato, ser extinto.

Para se manter forte e fazer parte de um mundo cada vez mais conectado, com trocas de informações em apenas alguns cliques, os escritórios de advocacia precisam entender que o consumidor de serviços jurídicos será o agente que indica as novas regras!

Levantamos algumas dicas que consideramos essenciais para preparar o seu escritório para a advocacia 4.0 e largar na frente nesse novo momento do mercado jurídico. Confira!

4 formas de preparar seu escritório para a advocacia 4.0

Aposte na combinação de pessoas e tecnologia

Muitos escritórios de advocacia que vão ao mercado em busca de ferramentas para melhorar seus processos, esquecem que uma andorinha só não faz verão!

Tecnologia é essencial para aumentar performance e melhorar a administração do escritório, mas é importante ressaltar que ela é uma ferramenta e precisa de pessoas para utilizá-la.

Os escritórios que não souberem como implementar essa combinação de tecnologia e pessoas no seu dia a dia, certamente não obterá tanto êxito e isso implicará em uma desvantagem competitiva de mercado em relação aos outros escritórios.

Utilize a tecnologia para eliminar trabalhos repetitivos e que tomam tempo da sua equipe. Existem uma série de plataformas e softwares jurídicos que automatizam tarefas com bastante cuidado e atenção.

Na Advocacia 4.0, os escritórios e departamentos jurídicos que mais se destacam são aqueles que possuem pessoas altamente capacitadas para pensar estrategicamente nas principais frentes de atuação do negócio e que utilizam a tecnologia para realizar as tarefas repetitivas.

Intimidade com dados é fundamental na advocacia 4.0

Sempre se exigiu do advogado uma grande capacidade de interpretação dos fatos. Na advocacia 4.0 isso se torna ainda mais essencial, além de ser elevado a um novo patamar, que é entender o mínimo de estatística.

As plataformas jurídicas computam toda ação que ocorre internamente. Isso proporciona aos escritórios informação em tempo real, o que garante agilidade na hora de apurar fatos e, principalmente, tomar decisões.

Para se manter um advogado relevante e agregar valor real ao escritório que representa, é necessário atualizar-se e buscar fontes de conhecimentos ligada a ciência de dados, conceito de programação e analytics.

Um advogado que entende o que os números querem dizer e consegue transmitir de forma clara essa interpretação para o mercado, certamente será destaque na advocacia 4.0!

Novo modelo de gestão para escritórios de advocacia

Novos modelos e metodologias de gestão surgem constantemente no cenário atual. Isso revela o quanto o mercado jurídico ficou parado no tempo.

Mas podemos respirar tranquilos porque os escritórios de advocacia que estão surgindo no cenário da advocacia 4.0, já perceberam que precisam ter uma equipe multidisciplinar e não focada exclusivamente em direito.

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A imagem acima representa o impacto da mudança na estrutura dos escritórios. O que atualmente é denominado “Estrutura Piramidal”, passará para o formato de “Estrutura em forma de foguete”, onde será comum empregar profissionais mais familiarizados com tecnologia e com grande conhecimento em gestão de projetos (profissionais que não necessariamente são bacharéis em direito).

Toda essa transformação no modelo de negócio dos escritórios de advocacia se faz necessária para um motivo: atender ao novo perfil de consumidor de serviços jurídicos!

Foco na necessidade do novo perfil cliente jurídico

Da mesma forma que os escritórios e empresas precisam adaptar o seu modelo de gestão na advocacia 4.0, será necessário uma readaptação no formato de atendimento ao consumidor jurídico também.

A relação do advogado com o seu consumidor está longe de ser moderna. Afinal, o consumidor de serviços jurídicos evoluiu muito nos últimos 10 anos, o que exige muito dos escritórios que desejam se manter relevantes para os próximos anos.

O consumidor está a maior parte do seu dia conectado ao seu smartphone. O conteúdo ou serviço que ele está consumindo é do seu escritório?

Não podemos negar que já está mais que na hora de os escritórios se adaptarem a um modelo de prestação de serviços online. O consumidor conectado exige um fornecedor conectado!

Neste artigo sobre marketing jurídico de conteúdo você encontra dicas para começar a dar os primeiros passos.

Conclusão

A tecnologia é uma aliada do advogado na advocacia 4.0. Não há nenhuma possibilidade concreta dos profissionais do direito serem substituídos pelas máquinas.

bom advogado precisa ter consciência de que adaptar-se é fundamental para se manter relevante. Isso quer dizer que será necessário possuir conhecimentos que vão além da advocacia.

O crescimento de novas empresas de tecnologia aplicada ao mercado jurídico é uma prova de que estamos no caminho certo para tornar o nosso ecossistema cada vez mais desenvolvido. Dessa forma, podendo auxiliar os escritórios de advocacia e empresas a se destacarem na advocacia 4.0!

Como o seu escritórios tem se preparado para a advocacia 4.0? Deixe o seu comentário abaixo e compartilhe conosco o seu ponto de vista! 😉

Fonte:

https://www.aurum.com.br/blog/advocacia-4-0/